O cadastro de profissionais terceiros permite organizar e acompanhar a documentação de prestadores de serviço que atuam na empresa ou em unidades de clientes.
Com esse recurso, você consegue:
Garantir maior controle sobre a documentação obrigatória;
Acompanhar prazos e vencimentos;
Reduzir riscos relacionados à prestação de serviços de terceiros;
Manter o histórico organizado para consultas e auditorias.
📌 Quando utilizar: sempre que houver prestadores de serviço que precisem ter documentos e período de atuação controlados pela empresa.
🚀 Antes de começar
Tenha em mãos:
- Os dados do profissional terceiro
- A empresa e a unidade onde ele irá atuar
- A descrição da atividade realizada
- A lista de documentos que precisam ser controlados
- Os arquivos e as respectivas datas de validade, quando aplicável
- As datas de início e fim da prestação de serviço.
🔄 Fluxo visual
Cadastrar terceiro → Informar atividade → Cadastrar documentos → Definir período de atuação → Acompanhar documentos e vencimentos
🎯 Resultado esperado
Ao final do cadastro, o profissional estará registrado na plataforma e seus documentos poderão ser acompanhados de forma organizada, facilitando a identificação de pendências, vencimentos e histórico.
🛠️ Como cadastrar um profissional terceiro
1️⃣ Acesse o módulo
No menu da plataforma, acesse:Gestão da Segurança → Gestão de Terceiros
2️⃣ Selecione a empresa e a unidade
Selecione a Empresa e a Unidade em que o profissional terceiro irá atuar.
💡 O preenchimento desses campos é necessário para visualizar os registros existentes e realizar novos cadastros.
3️⃣ Clique em + Novo Terceiro
Após selecionar a empresa e a unidade, clique em + Novo Terceiro para iniciar o cadastro.
✏️ Preencha os dados do terceiro
Informe os dados necessários para identificar e organizar o profissional.
👤 Nome
Informe o nome do profissional terceiro.
🔢 Código interno
Campo opcional utilizado para controles internos ou integrações.
💡 Se sua empresa não utiliza esse tipo de identificação ou integração, o campo pode ser deixado em branco.
📝 Descrição da atividade
Campo opcional para informar a atividade realizada pelo terceiro, como eletricista, técnico, manutenção, entre outras.
💡 Essa informação facilita a organização dos prestadores e as consultas durante auditorias.
📋 Checklist de documentos
Nesta etapa, você define quais documentos deverão ser controlados para o profissional terceiro.
➕ Adicione um documento
Clique em + Adicionar documento.
Preencha as informações do documento:
Nome do documento
Obrigatório: Sim ou Não
Foi disponibilizado: Sim ou Não
Upload do arquivo: opcional
Data de validade
Depois, clique em Salvar.
Repita o processo para incluir todos os documentos necessários.
🤖 O que o sistema faz automaticamente?
Depois que os documentos são cadastrados, a plataforma ajuda você a:
- Identificar documentos pendentes;
- Acompanhar os vencimentos;
- Organizar o histórico documental de cada terceiro;
- Facilitar consultas e auditorias.
📅 Informe o período de atividade
Defina o período em que o profissional prestará o serviço.
🟢 Início das atividades
Informe a data em que o terceiro começou ou começará a prestar o serviço.
🔴 Fim das atividades
Informe a data prevista para o encerramento da prestação de serviço.
💡 Após o fim do período informado, o terceiro deixa de impactar os controles relacionados aos profissionais ativos.
⚙️ Defina o status do cadastro
O cadastro pode ser mantido em dois status:
Ativo: o terceiro permanece disponível nos controles da plataforma.
Inativo: o terceiro deixa de aparecer nos controles ativos, mas seu histórico é preservado.
🔎 Importante: a inativação funciona como uma exclusão lógica. Os dados não são apagados, garantindo a rastreabilidade das informações.
💾 Finalize o cadastro
Depois de preencher as informações e incluir os documentos necessários, clique em Salvar para concluir.
📊 O que acontece depois do cadastro?
Após salvar, o terceiro ficará disponível na lista e a plataforma passará a considerar suas informações nos controles.
Você poderá:
- Consultar o cadastro
- Acompanhar os documentos
- Identificar pendências
- Monitorar vencimentos
- Consultar o histórico do profissional.
⚠️ Pontos de atenção
Para manter o controle atualizado:
- Marque corretamente quais documentos são obrigatórios
- Atualize os arquivos sempre que houver uma nova versão
- Acompanhe documentos próximos do vencimento
- Evite manter terceiros ativos sem a documentação necessária
- Centralize os documentos no sistema para facilitar consultas e auditorias.
🚨 Atenção: mantenha a documentação dos terceiros atualizada e de acordo com os requisitos aplicáveis à atividade realizada. A gestão adequada desses documentos contribui para reduzir riscos e manter a organização das informações.
🎯 Resultado esperado
Ao finalizar o cadastro, você terá um controle mais organizado dos profissionais terceiros, seus documentos e respectivos períodos de atuação, facilitando o acompanhamento das pendências e a consulta do histórico.
🚀 Dica Indexmed: sempre que um novo terceiro iniciar suas atividades, faça o cadastro antes do início da prestação de serviço e mantenha os documentos atualizados ao longo de todo o período de atuação.